Bước 1: Khai báo các bút toán kết chuyển tự động (việc này được thực hiện 1 năm một lần)
Đường dẫn để khai báo: Kế toán tổng hợp/Cập nhật số liệu/Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ
Những lưu ý khi thực hiện khai báo:
+ Khai ô tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có tương ứng với bút toán hoạch toán cuối kỳ. Ví dụ cuối kỳ kết chuyển doanh thu sẽ hoạch toán N511/C911 như vậy ô tài khoản nợ sẽ khai báo 511, ô tài khoản có sẽ ghi 911. Tương tự bút toán kết chuyển giá vốn N911/C632, vậy ô tài khoản Nợ sẽ ghi 911 còn ô TK ghi có sẽ ghi 632
+ Loại kết chuyển: Phụ thuộc vào dòng luân chuyển chữ T, ta sẽ chọn loại KC cho phù hợp. Vì dụ kết chuyển doanh thu thì sẽ đi từ 511 sang 911 vậy loại kết chuyển sẽ để số 2, KC giá vốn sẽ để loại kết chuyển là số 1
+ Chú ý khi khai báo tài khoản, nếu tài khoản 911 không có tiểu khoản thì chỉ cần khai báo tài khoản tổng hợp kết chuyển sang 911 là được. Còn nếu 911 có tiểu khoản thì sẽ phải khai báo đích danh đến tiểu khoản đó
+ Kết chuyển theo vụ việc: Thường dùng cho các doanh nghiệp xây dựng, hoặc đơn vị có quản lý theo VV và cần xem báo cáo lỗ lãi theo VV
Nếu để 0 - Tức là kết chuyển toàn bộ không quan tâm đến vụ việc
Nếu để 1 - Tức là sẽ thực hiện kết chuyển phát sinh theo vụ việc, những chứng từ không gắn với vụ việc sẽ kết chuyển trống mã vụ việc
Nếu để 2- Tức chỉ kết chuyển những phát sinh có gắn với vụ việc, những phát sinh trống mã vụ việc sẽ không được kết chuyển
Nếu để 3 - Tức sẽ chọn danh sách vụ việc để kết chuyển. Gõ 1 ở ô "Chọn danh sách vụ việc" để chương trình bật ra danh sách vụ việc để lựa chọn
+ Lưu ý: Các bút toán sẽ được thực hiện theo STT bút toán, vì vậy khi khai báo bút toán cần tuân thủ bút toán nào sẽ thực hiện trước thì khai báo trước
Bước 2: Thực hiện các bút toán kết chuyển tự động (việc này được thực hiện 1 tháng 1 lần hoặc 1 quý hoặc năm một lần)
Đường dẫn: Kế toán tổng hợp/ Cập nhật số liệu/ Bút toán kết chuyển cuối kỳ
Muốn thực hiện bút toán nào gõ phím Space trên bàn phím để đánh dấu. Muốn chọn tất cả nhấn Ctrl+A, muốn bỏ tất cả nhấn Ctrl+U
Sau khi chọn sẽ nhấn F4 để tạo bút toán, chọn kỳ cần thực hiện
Muốn xóa kết quả kết chuyển: Vào đánh dấu và nhấn F8, chọn kỳ cần thực hiện thao tác xóa