Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.
Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.
Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).
Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.
Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.
Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:
Ghi chú |
|
Stt |
Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc. |
Tên bút toán |
Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh. |
Tài khoản ghi nợ |
Tài khoản sẽ hạch toán ghi nợ trong cặp bút toán k/c |
Tài khoản ghi có |
Tài khoản sẽ hạch toán ghi có trong cặp bút toán k/c |
Loại kết chuyển |
1 – K/c từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi có và k/c sang tk ghi nợ. 2 – K/c từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có: chương trình sẽ tính tổng ps có trừ đi tổng ps nợ của tk ghi nợ và k/c sang tk ghi có. 3 – Kết chuyển lãi lỗ: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi nợ và nếu hiệu số là dương thì tạo bút toán kết chuyển: ghi có của “tk ghi nợ” và ghi nợ của “tk ghi có” và ngược lại. |
Kết chuyển theo vụ việc |
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng vụ việc |
Kết chuyển theo bộ phận hạch toán |
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng bộ phận hạch toán |
Kết chuyển theo hợp đồng |
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo hợp đồng |
Chỉ kết chuyển theo vụ việc. |
1 – Có; 0 – Không Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, mã hợp đồng, mã bộ phận hạch toán, còn các phát sinh khác không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau. |
Chọn danh sách vụ việc |
1 – Có; 0 – Không Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng mã vụ việc Người sử dụng muốn kết chuyển theo từng vụ việc, phải khai báo trong menu hệ thống/khai báo tham số tự chọn, stt 095, chọn số 2-chọn vụ việc kết chuyển |
Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.
Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.
Bút toán kết chuyển tự động được kết chuyển chọn theo từng kỳ.
Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.