Hướng dẫn sử dụng phân hệ kế toán bán hàng

Phân hệ kế toán bán hàng gồm những menu sau:

1. Danh mục từ điển
2. Số dư công nợ
3. Cập nhật số liệu
4. Báo cáo
5. Tiện ích

Hướng dẫn sử dụng:

I. Danh mục từ điển

Danh mục từ điền gồm các menu sau:

1. Danh mục khách hàng
2. Danh mục phân nhóm khách hàng
3. Danh mục điều khoản thanh toán
4. Danh mục nhân viên bán hàng
5. Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu ra

Các bước thực hiện

1. Danh mục khách hàng

Đường dẫn: Bán hàng -> Khách hàng -> Danh mục khách hàng

Chức năng:

- Dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388…).

Các nhà cung cấp và các đối tượng công nợ phải trả (tk 331, 336 và 3388) cũng được quản lý chung trong danh mục khách hàng

Lưu ý:

Ở danh mục khách hàng khi khai báo thông tin thuế, chương trình có thêm chức năng kiểm tra 10 số đầu của mã số thuế. Khi nhập mã số thuế ở các màn hình nhập liệu chương trình cũng kiểm tra tính hợp lệ của nó. Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống, dòng stt 530 - kiểm tra hợp lệ của mã số thuế (0 - không, 1 - cảnh báo, 2 - không cho lưu)

Hướng dẫn sử dụng:

Thêm mới khách hàng
Các bước thực hiện

1. Nhấn phím F4 hoặc Ctrl + N
2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin khách hàng cần thêm mới
3. Nhấn nút [Nhận]hoặc phím Alt + N lưu lại các thông tin đã khai báo

Sửa thông tin khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc Tìm khách hàng cần sửa
2. Nhấn phím F3 sửa các thông tin chi tiết của khách hàng (mã khách hàng đã có phát sinh thì không sửa được)
3. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N để lưu lại những thông tin đã sửa

Sao chép thông tin khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc Lọc tìm chọn mã khách cần sao chép
2. Nhấn nút [Copy] hoặc phím Ctrl + F4
3. Nhập thông tin liên quan khách hàng mới
4. Nhấn nút [Nhận]hoặc phím Alt + N lưu giữ các thông tin đã khai báo

Xem danh mục khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc Tìm khách hàng cần xem
2. Nhấn nút xem hoặc phím F2 hiện ra thông tin quyển chứng từ, NSD chỉ được xem
3. Nhấn nút [Đóng] hoặc nhấn phím[Esc] quay ra

Đổi mã khách hàng

Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc Tìm khách hàng muốn thay đổi mã
2. Nhấn nút [Đổi mã] hoặc phím F6, khai báo mã mới
3. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N lưu lại mã mới

In danh mục khách hàng
Các bước thực hiện

1. Nhấn phím F7 hoặc Ctrl + P
2. Chọn, tại màn hình Preview chọn biểu tượng in

Xóa khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn hoặc Tìm khách hàng cần xoá
2. Nhấn nút [Xóa] hoặc phím F8, chương trình hiện ra câu cảnh báo có chắc chắn xóa không
3. Nhấn nút [Có] khi NSD chắc chắn muốn xóa

Đối với danh mục khách hàng các mã khách đã có phát sinh màn hình nhập chứng từ thì chương trình không cho xóa mã khách.

Một số tiện ích trong danh mục khách hàng
Tìm danh sách khách hàng theo điều kiện
Các bước thực hiện

1. Để con trỏ tại cột cần tìm trên màn hình
2. Kích chuột vào biểu tượng Aa(Trên hình) chọn công thức

2. Danh mục phân nhóm khách hàng

Đường dẫn: Bán hàng-> Khách hàng-> Danh mục phân nhóm khách hàng

Chức năng:

- Chương trình có 03 trường để thực hiện việc phân nhóm khách hàng. Ví dụ, người sử dụng có thể dùng trường thứ nhất để phân loại khách hàng theo vùng địa lý, trường thứ 2 để phân loại khách hàng theo khách đại lý và khách lẻ, trường thứ 3 để phân nhóm khách hàng theo mức độ ưu tiên đối với khách hàng
- Sử dụng để nhóm theo các nhóm khách hàng lại khi in báo cáo

Phân nhóm khách hàng
Các bước thực hiện

1. Tại màn hình danh mục phân nhóm khách hàng
2. Nhấn phím Ctrl + F6
3. Chương trình hiện màn hình danh mục phân nhóm khách hàng, NSD check chọn tại cột ‘Tag’ mã khách nào cần phân nhóm nhấn nút [Nhận]
4. Hiện màn hình phân nhóm khách hàng, chọn nhóm khách hàng cần phân nhóm của mã khách đã chọn, nhấn nút [Nhận] chương trình thực hiện xong.

Mã nhóm khách hàng đã có phát sinh cập nhật, chương trình sẽ không cho xóa mã nhóm khách hàng

• Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng

3. Danh mục điều khoản thanh toán

Đường dẫn: Bán hàng -> Khách hàng -> Danh mục điều khoản thanh toán

Chức năng:

- Danh mục điều khoản thanh toán chỉ được dùng trong các màn hình nhập liệu liên quan đến mua bán vật tư, hàng hóa nhằm phục vụ lên các báo cáo công nợ theo mẫu qui định, tạm thời không tham gia xử lý, tính toán.

Thông tin chi tiết

Mã điều khoản thanh toán	Khai báo mã điều khoản thanh toán
Mã tra cứu	Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dễ tìm kiếm
Tên điều khoản thanh toán	Tên điều khoản thanh toán thể hiện bằng tiếng Việt
Tên 2	Tên điều khoản thanh toán thể hiện bằng tiếng Anh
Hạn thanh toán	Hạn thanh toán
Thanh toán trong vòng	Trong vòng bao nhiêu ngày sẽ được hưởng chiết khấu
Tỷ lệ chiết khấu	Tỷ lệ chiết khấu
Stt sắp xếp	Sắp xếp các cột chiết khấu theo số thứ tự
Ghi chú	Cập nhật thông tin theo NSD

Mã điều khoản thanh toán được cập nhật trong các màn hình mua bán hàng hóa, vật tư ở dòng [Mã đ/k tt]. Mẫu báo cáo thể hiện thời hạn chiết khấu xem ở phân hệ Tổng hợp/ Sổ kế toán chi tiết/ Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán)

•  Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, đổi mã, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng

4. Danh mục nhân viên bán hàng

Đường dẫn: Bán hàng -> NV bán hàng

 

Chức năng:

- Danh mục nhân viên bán hàng dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận bán hàng (kinh doanh). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng.

Thông tin chi tiết

Mã nhân viên	Khai báo mã nhân viên
Mã tra cứu	Là từ khóa, từ ngữ do NSD nhập nhằm mục đích dể tìm kiếm
Tên nhân viên	Khai báo tên nhân viên thể hiện bằng tiếng Việt
Tên 2	Khai báo tên nhân viên thể hiện bằng tiếng Anh

Chỉ xóa được các nhân viên khi chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc các khai báo liên quan

•   Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, đổi mã, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng

5. Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu ra

Đường dẫn: Bán hàng-> Thuế suất

Chức năng:

- Khai báo các mã thuế và tài khoản thuế giá trị gia tăng đầu ra, dùng cập nhật trong các màn hình nhập liệu các chứng từ có sử dụng thuế GTGT đầu ra.

Thông tin chi tiết

Mã thuế	Khai báo mã số thuế
Tên thuế	Tên thuế suất GTGT đầu ra thể hiện bằng tiếng Việt
Tên 2	Tên thuế suất GTGT đầu ra thể hiện bằng tiếng Anh
Nhóm thuế	Nhóm thuế GTGT đầu ra
Thuế suất	% thuế suất thuế GTGT đầu ra
Tk GTGT đầu ra	Khai báo tài khoản thuế GTGT đầu ra (tk 33311)
Tk GTGT đầu ra được giảm	Khai báo tài khoản thuế GTGT đầu ra được giảm (tk 33313)
	Không ghi vào bảng kê thuế khi tiền thuế bằng không. Khi có check chọn thì chứng từ có ps tiền thuế bằng không, chương trình không lấy lên bảng kê thuế
Stt in	Số thứ tự khi in, chương trình mặc định khai báo sẵn cột số thứ tự nhằm thể hiện theo đúng mẫu báo cáo khi in bảng kê thuế

Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

•  Các thao tác xem, sửa, thêm, sao chép, xóa, tìm, in tương tự phân hệ Bán hàng/ Khách hàng/ Danh mục khách hàng

II. Cập nhật số dư, xử lý cuối năm

Số dư công nợ gồm các menu sau:

1. Vào số dư ban đầu của các khách hàng
2. Tính lại số dư tức thời của khách hàng
3. Vào số dư ban đầu của các hóa đơn
4. Vào số dư ban đầu nhận trước tiền hàng
5. Vào số dư ban đầu của các đơn hàng
6. Kết chuyển số dư của các đơn hàng sang năm sau

Các bước thực hiện

1. Vào số dư ban đầu của các khách hàng

Đường dẫn: Bán hàng -> Số dư công nợ -> Vào số dư ban đầu của khách hàng

Chức năng

- Dùng cập nhật số dư công nợ của khách hàng ban đầu, người sử dụng chỉ phải cập nhật số dư ban đầu 1 lần khi sử dụng Fast Accounting. Đối với số dư các kỳ tiếp theo trong năm và cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

Các bước thực hiện

Thêm số dư công nợ của khách hàng
Các bước thực hiện

1. Nhấn vào nút [Mới] hoặc nhấn phím F4
2. Cập nhật tài khoản, mã khách và số dư công nợ của khách hàng
3. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N để lưu lại các thông tin

Sửa số dư công nợ của khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn dòng số dư cần sửa
2. Nhấn nút [Sửa] hoặc nhấn phím F3,sửa các số dư công nợ khách hàng
3. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N để lưu lại các thông tin đã sửa

Xem số dư công nợ của khách hàng
Các bước thực hiện 
          1. chọn dòng cẩn xem số dư công nợ khách hàng
          2. Nhấn nút [Xem] hoặc phím [F2] xem thông tin
          3. nhấn nút [Đóng] hoặc phím [Esc] quay ra
Xóa số dư công nợ của khách hàng
Các bước thực hiện

1. Chọn dòng cần xóa
2. Nhấn nút [Xóa] hoặc nhấn phím F8, chương trình hỏi lại: Có chắc chắn xóa hay không
3. Nhấn nút [Có] khi NSD chắc chắn muốn xóa

Tính tổng
Các bước thực hiện

1. Nhấn nút [Tính tổng] hoặc nhấn phím F11
2. Nhập mã khách và tài khoản cần tính
3. Nhấn [Nhận] hoặc phím Alt+N để hiện kết quả tính

Sau khi cập nhật số dư công nợ ban đầu chương trình sẽ chuyển số dư tổng hợp cho cả tài khoản công nợ sang phần số dư ban đầu của các tài khoản

Tìm theo thông tin
      Các bước thực hiện

1. Để con trỏ tại cột cần tìm trên màn hình
2. Nhấn Ctrl + F nhập tên tên thông tin cần tìm, nhấn Enter chương trình hiện ra tại dòng có cột thông tin cần tìm 

2. Tính lại số dư tức thời của khách hàng

Đường dẫn: Bán hàng -> Số dư công nợ -> Tính lại số dư tức thời của khách hàng

Chức năng

- Chức năng này giúp người sử dụng cập nhật tính lại số dư tức thời của từng khách hàng hoặc tất cả khách hàng.
- Được thể hiện ở các màn hình nhập liệu của phân hệ bán hàng và mua hàng

Lưu ý:

Trong một số trường hợp nếu số dư bị sai thì có thể chạy menu phân hệ Bán hàng/ Số dư đầu kỳ/ Tính lại số dư khách hàng tức thời để tính lại số dư khách hàng
Hiện tại chương trình đang tính số dư bằng cách lấy nợ trừ có, không phân biệt khách hàng phải thu hay phải trả, tức là không phụ thuộc tài khoản công nợ của khách hàng

Chương trình cho chọn tính số dư theo từng mã khách hàng hoặc chạy tính số dư tất cả khách hàng cùng một lúc

3. Vào số dư ban đầu của các hóa đơn

Đường dẫn: Bán hàng -> Số dư công nợ -> Vào số dư ban đầu của các hóa đơn

Chức năng

- Sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ ban đầu còn phải cập nhật số dư ban đầu chi tiết theo hóa đơn

4. Kết chuyển số dư của các đơn hàng sang năm sau

Đường dẫn: Bán hàng -> Số dư công nợ -> Kết chuyển số dư của các đơn hàng sang năm sau

Chức năng:

- Kết chuyển số dư các đơn hàng sang năm sau

Thông tin chi tiết

Tài khoản	Chọn tài khoản cần kết chuyển
Chuyển từ năm	Chọn năm kết chuyển từ năm nào sang năm nào

III. Cập nhật số liệu

Cập nhật số liệu, xử lý định kỳ gồm các menu sau:

1. Cập nhật đơn hàng bán
2. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
3. Hóa đơn dịch vụ
4. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (xuất khẩu)
5. Hóa đơn dịch vụ (trong khu phi thuế quan)
6. Phiếu nhập hàng bán bị trả lại
7. Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại
8. Hóa đơn giảm giá
9. Danh mục giá bán
10. Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn
11. Nhập số tiền điều chỉnh thu của các hoá đơn
12. Tính lại tổng số tiền đã thu của các hoá đơn
13. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cho các hoá đơn
14. Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
15. Chứng từ bù trừ công nợ

Các bước thực hiện:

1. Cập nhật đơn hàng bán

Đường dẫn: Bán hàng -> Đơn hàng bán

Chức năng:

- Hàng hóa vật tư của từng đơn hàng bán trong đó chỉ số lượng, giá cả, và thuế GTGT đầu ra

Lưu ý:

Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hợp đồng, đơn hàng như hoá đơn bán hàng, chi phí bán hàng, thu tiền bán hàng… ta phải chỉ rõ số hợp đồng, đơn hàng liên quan đến các phát sinh đó.

• Các thao tác xem, sửa, xóa, sao chép, tìm, in tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán

2. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Đường dẫn: Bán hàng ->Hóa đơn bán hàng -> Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

Chức năng:

- Chứng từ được lập về hàng hóa vật tư được bán ra trong đó chỉ số lượng, giá cả, và thuế GTGT đầu ra
- Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho không chỉ cập nhật doanh số bán hàng mà còn đồng thời giảm trừ hàng tồn kho.

Lưu ý:

Chương trình có thêm các chức năng được khai báo trong phân hệ Hệ thống/ Các tham số hệ thống như sau: Stt 245 – Hỏi khi in liên tục các chứng từ; Stt 515 – Hạch toán thuế cho hàng khuyến mãi; Stt 530 – Kiểm tra hợp lệ của mã số thuế

Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế, khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế

Nếu khách hàng là thường xuyên nhưng không có mã số thuế (ví dụ như cá nhân, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài…), để tránh việc chương trình luôn hiện lên màn hình đòi nhập mã số thuế ta nên khai báo trong danh mục khách hàng tại trường mã số thuế nhập một ký tự bất kỳ, ví dụ: ký tự " ".

Cho phép sửa lại định khoản thuế, số tiền thuế. Để thực hiện các việc này chỉ việc đánh dấu vào các nút tương ứng: Sửa hạch toán thuế, Sửa tiền thuế.

Chương trình có cho nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng.

Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.

•  Các thao tác xem, sửa, xóa, sao chép, tìm, in tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán

3. Hóa đơn dịch vụ

Đường dẫn: Bán hàng -> Hóa đơn bán hàng -> Hóa đơn dịch vụ

Chức năng:

- Lập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu

•  Các thao tác xem, sửa, xóa, sao chép, tìm chứng từ tương tự phân hệ Tổng hợp/ Phiếu kế toán

3. Danh mục giá bán

Đường dẫn: Bán hàng -> Danh mục giá bán

Chức năng:

- Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.

Lưu ý:

Danh mục giá bán chỉ lưu giá bán cuối cùng cho từng mặt hàng

Người sử dụng có/không sử dụng cập nhật danh mục giá bán, được khai báo ở menu Hệ thống/ Các tham số hệ thống dòng Stt 520 - Cập nhật giá bán vào danh mục giá bán (0 - Không, 1 - Có)

IV. Báo cáo

Báo cáo gồm các menu sau:

1. Báo cáo bán hàng
2. Báo cáo bán hàng theo tài khoản
3. Báo cáo công nợ khách hàng
4. Báo cáo công nợ hóa đơn
5. Báo cáo đơn hàng

 Các bước thực hiện

1.Báo cáo bán hàng

1.1. Bảng kê hóa đơn bán hàng

Đương dẫn: Bán hàng -> Báo cáo bán hàng -> Bảng kê hóa đơn bán hàng

Các bước thực hiện

1. Chọn Báo cáo tổng hợp bán hàng
2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê
3. Nhấn nút [Nhận] để xem báo cáo
4. Nhấn phím [F7] in báo cáo

Mẫu báo cáo:

1.2. Báo cáo tổng hợp bán hàng

Đường dẫn: Bán hàng -> Báo cáo bán hàng -> Báo cáo tổng hợp bán hàng

Các bước thực hiện

1. Chọn Báo cáo tổng hợp bán hàng
2. Màn hình xuất hiện lựa chọn thông tin cần liệt kê
3. Nhấn nút [Nhận] để xem báo cáo
4. Nhấn phím [F7] in báo cáo

Mẫu báo cáo:

V. Tiện ích

Tiện ích bao gồm các menu sau:

1. Xuất số liệu kế toán ra Excel
2. Xuất số liệu nhập xuất kho ra Excel
3. Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel
4. Nhập chứng từ từ Excel

Nguồn: Cost.com.vn