Về các phương án tổ chức hệ thống tài khoản và các danh mục từ điển để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đã được trình bày trong chương 2 "Các công việc chuẩn bị cho sử dụng chương trình Fast Accounting".
- Trường “Sản phẩm” dùng để theo dõi tập hợp chi phí trực tiếp đến sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm.
- Trường “Phân xưởng” dùng để tập hợp chi phí trực tiếp thuộc phân xưởng, dây chuyền. Trường này được sử dụng để tập hợp các chi phí mà không thể chỉ rõ trực tiếp được cho từng sản phẩm cụ thể. Trong trường hợp chỉ có một phân xưởng/dây chuyền sản xuất thì không cần sử dụng trường này.
- Trường “Bộ phận hạch toán” (tập hợp chi phí) dùng để theo dõi việc tập hợp các chi phí chung của bộ phận. Trong một bộ phận hạch toán có thể có nhiều phân xưởng. Bộ phận hạch toán đây có thể là nhà máy, phân xưởng (gồm có nhiều dây chuyền, nhóm sản phẩm). Trường bộ phận hạch toán chỉ cần sử dụng trong trường hợp trong bộ phận hạch toán còn có các phân xưởng/dây chuyền sản xuất mà có những chi phí ta không thể chỉ rõ được cho từng phân xưởng/dây chuyền sản xuất. Trong trường hợp ngược lại, nếu ta có thể chỉ rõ chi phí cho phân xưởng/dây chuyền sản xuất thì không cần sử dụng trường bộ phận hạch toán.
Chi phí phát sinh có thể được tập hợp ở 3 mức: ghi rõ trực tiếp cho sản phẩm, tập hợp theo phân xưởng/dây chuyền và hoặc tập hợp bộ phận hạch toán (nhà máy, phân xưởng gồm nhiều dây chuyền/nhóm sản phẩm).
Đối với các chi phí không ghi rõ trực tiếp cho từng sản phẩm thì sẽ được tập hợp theo các tiêu thức khác nhau và sau đó được phân bổ cho các sản phẩm.
Các bước tính giá thành sản phẩm bao gồm
Số lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ được cập nhật cho từng sản phẩm ở từng phân xưởng.
Trong trường hợp một sản phẩm có số lượng dở dang khác nhau theo từng loại yếu tố chi phí thì ta phải chi tiết số lượng dở dang từng loại yếu tố chi phí.
Phiếu điều chuyển công đoạn nhằm đáp ứng những trường hợp bán thành phẩm không qua nhập xuất kho mà được đưa trực tiếp qua công đoạn sau
Phiếu điều chuyển công đoạn không theo dõi tồn kho nhưng có thể lưu hoặc không lưu vào sổ cái. Tùy cách thức sử dụng chương trình, có 2 cách để không lưu vào sổ cái là:
Cách 1: chọn trạng thái khi lưu chứng từ là “Ghi và sổ kho”
Cách 2: Ghi tài khoản có của phiếu nhập = tài khoản có của phiếu xuất.
Tuy chương trình không theo dõi tồn kho nhưng chương trình vẫn lưu file 1 file tương tự như tồn kho để theo dõi riêng. Để xem những chứng từ điều chuyển công đoạn thì vào menu Giá thành sản xuất liên tục/ Báo cáo giá thành sản phẩm/ Bảng kê nhập (xuất) điều chuyển công đoạn
Dựa vào phiếu nhập kho (với mã giao dịch = 4 – Nhập kho thành phẩm từ sản xuất) chương trình sẽ tính số lượng sản phẩm nhập kho trong kỳ.
Việc tính và áp giá nguyên vật liệu được thực hiện ở phân hệ hàng tồn kho, chức năng tính giá.
Chức năng này được sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí trong các trường hợp:
- Chi phí nguyên vật liệu được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm hoặc
- Chi phí nguyên vật liệu được phân bổ dựa theo định mức vật tư.
Chức năng này được sử dụng để tập hợp và phân bổ chi phí trong các trường hợp:
- Chi phí được phân bổ theo hệ số
- Chi phí được phân bổ dựa vào các yếu tố chi phí khác (ví dụ theo nguyên vật liệu hoặc theo lương).
Chức năng này thường được sử dụng trong việc phân bổ lương và chi phí chung.
Lưu ý: trường hợp một yếu tố chi phí nào đó phân bổ dựa vào một yếu tố chi phí khác mà yếu tố chi phí khác này cũng được phân bổ tại chức năng này thì phải chạy lặp lại chức năng này 2 lần.
Tại chức năng này chương trình sẽ tính giá thành của sản phẩm sau khi các chi phí đã được tập hợp và phân bổ xong.
Chương trình cho phép điều chỉnh lại giá của sản phẩm đã được tính ở bước tính giá thành.
Các thông tin điều chỉnh giá thành sản phẩm gồm có:
- Mã phân xưởng
- Mã sản phẩm
- Giá ngoại tệ
- Giá
- Tiền ngoại tệ
- Tiền
Tại chức năng này chương trình sẽ áp giá cho các phiếu nhập thành phẩm sau khi giá đã được tính và điều chỉnh ở các bước trên.
Trường hợp bài toán tính giá thành cho nhiều công đoạn nối tiếp nhau thì sau khi tính giá thành cho công đoạn đầu, phải chạy lần lượt lại các bước tính nêu trên để tính giá thành cho công đoạn sau.
Tại chức năng này chương trình sẽ tự động kết chuyển chi phí tập hợp trên các tài khoản 621,622,627 sang tài khoản chi phí sản xuất dở dang 154. Tuy nhiên trong một số trường hợp người dùng vẫn có thể kết chuyển chi phí sang 154 thông qua chức năng kết chuyển tự động ở menu ‘Kế toán tổng hợp’