Các thao tác chung khi sử dụng phần mềm kế toán đá Granite

CÁC THAO TÁC CHUNG KHI SỬ DỤNG

1. Hệ thống menu trong phần mền
2. Các phím chức năng trong phần mền
3. Các thông tin cần lưu ý khi cập nhật chứng từ
4. Các thao tác chung khi lên báo cáo
5. Đổi mã và ghép mã trong các danh mục từ điển

Hướng dẫn sử dụng:

1. Hệ thống menu trong phần mền

Hệ thống menu trong Cost Accounting được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp.

Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Hệ thống
2. Kế toán tổng hợp
3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay
4. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu
5. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả
6. Kế toán hàng tồn kho
7. Báo cáo chi phí theo tiểu khoản, khoản mục
8. Báo cáo vụ việc, giá thành công trình
9. Kế toán giá thành sản xuất liên tục
10. Kế toán giá thành sản xuất theo đơn hàng      
11. Kế toán tài sản cố định
12. Kế toán công cụ, dụng cụ     
13. Báo cáo thuế

Cấp menu thứ 2 liệt các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáo trong từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ,  bao gồm các cụm chức năng sau:

1. Cập nhật số liệu
2. Nhóm chức năng báo cáo
3. Danh mục từ điển
4. Số dư đầu kỳ

Cấp menu thứ 3 liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể.

2. Các phím chức năng trong phần mền

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình.

F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong Phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình.

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển

F7 - In

F8 - Xoá một bản ghi

F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu…

Esc - Thoát

Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

Ctrl + U - Không chọn tất cả

Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”

3. Các thông tin cần lưu ý khi cập nhật chứng từ

Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.

3.1. Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán:

-Trong chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.
-Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một thông tin chú thích thêm.

3.2. Về việc tự động đánh số chứng từ trong chương trình, chương trình cho phép tuỳ chọn đánh số chứng từ tự động theo 2 cách:
a. Số chứng từ tự động tăng theo mã quyển chứng từ

-Danh mục quyển chứng từ do người dùng tự định nghĩa. Mỗi mã quyển chứng từ có thể gắn với nhiều mã chứng từ khác nhau.
-Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động hiện mã quyển chứng từ hiện hành đang sử dụng lên và tự động tạo số chứng từ mới theo mã quyển bằng số chứng từ cuối cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số mong muốn, khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.
-Quyển chứng từ nào hết sử dụng thì khai báo lại “Trạng thái” = “0 - Đóng” trong danh mục quyển chứng từ. Các mã quyển này sẽ không được hiện lên khi cập nhật thêm mới các chứng từ sau đó.

b. Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong chương trình

-Trong chương trình khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập.

4. Các thao tác chung khi lên báo cáo

4.1. Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

• Khi xem báo cáo nếu chúng ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc ẩn bớt đi một số cột nào đó giống như trong Excel thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột .
• Trong báo cáo tổng hợp ta có thể xem chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5
• Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trược tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách như: Kích chuột vào chứng từ cần xem sau đó click [Sửa] trên thanh công cụ
• Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua button  trên thanh công cụ 
• Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hoạch toán VNĐ hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hoạch toán và tiền VNĐ

4.2. Một số tiện ích trên mình hình preview báo cáo

• Chương trình cho phép xuất báo cáo ra nhiều định dạng file khác nhau như PDF, XLM,… với button  trên thanh công cụ

5. Đổi mã, ghép mã trong các danh mục từ điển

Đổi mã hoặc ghép mã trong các danh mục (danh mục hàng hóa vật tư, danh mục khách hàng/NCC, danh mục kho)

• Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu cần đổi 1 mã này thành 1 mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất với hệ thống.
• Trong một số trường hợp khác do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một vật tư ( khách hàng/NCC) có tới 2 mã. Khi này thì người dung sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành 1 mã hoặc là đổi 1 mã thành mã khác.
• Chương trình cho phép đổi và ghép mã trong các danh mục, việc này được thực hiện ở phần cập nhật các danh mục thông qua phím chức năng F6- Đổi mã  . Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự ôộng tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.

Các bước thực hiện:

1. Chọn hoặc tìm mã muốn thay đổi trong các danh mục
2. Click chọn [Đổi mã] hoặc phím F6 để khai báo mã mới

3. Click chọn [Nhận ] hoặc phím Alt+N lưu lại mã mới

 Nguồn: Cost.com.vn