Các tiện ích khi cập nhật chứng từ trong phần mềm kế toán Cost Accounting

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng Cost Accounting cung cấp một loạt các tiện ích sau:

  1. Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.
  2. Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.
  3. Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua phím F5 - Tìm theo tên.
  4. Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới,... ngay trong khi cập nhật chứng từ thì ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.
  5. Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 - Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng thái 2 - Chuyển vào sổ cái.
  6. Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.
  7. Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
  8. Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.
  9. Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty, not…
  10. Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…
  11. Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.