Danh sách các công việc cần chuẩn bị trước khi sử dụng phần mềm kế toán Cost Accounting

Việc chuẩn bị cẩn thận trước khi sử dụng Cost Accounting là tối quan trọng. Nó sẽ trợ giúp cho việc khai thác thông tin sau này dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.

Công việc chuẩn bị liên quan đến 2 vấn đề:

-          Hệ thống hoá các thông tin

-          Hệ thống hoá quy trình xử lý thông tin.

Dưới đây là bản liệt kê danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng Cost Accounting.

1. Xác định các yêu cầu về quản lý
2. Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của Cost Accounting
3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin
4. Xây dựng các danh mục từ điển
5. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn
6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính
7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ
8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế
9. Xác định danh sách từng người sử dụng Cost Accounting, công việc và phân quyền truy nhập.

1.1.1          Xác định các yêu cầu về quản lý

Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai.

Liệt kê quy trình xử lý số liệu.

Việc này là cơ sở tối quan trọng cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin gì cần phải cập nhật và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào.

1.1.2          Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của Cost Accounting

Việc nắm rõ cách tổ chức và xử lý thông tin của Cost Accounting cùng với việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất.

Ta phải nắm rõ Cost Accounting có các phân hệ nghiệp vụ gì, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào.

Cost Accounting quản lý các đối tượng gì tương ứng với các danh mục từ điển nào.

Xác định rõ các tham số hệ thống và các tham số tuỳ chọn của Cost Accounting được sử dụng như thế nào.

Một phần không kém phần quan trọng là cũng phải làm rõ những thông tin nào được xác định ở phần công việc 1 mà phần mềm không quản lý được, những báo cáo nào mà phần mềm không cung cấp được. Phải xác định xem liệu phần mềm có thể hỗ trợ một phần nào đó để có thể lên được các báo cáo cần thiết không? Phần mềm có thể kết xuất dữ liệu ra EXCEL các thông tin cần thiết phục vụ cho việc xử lý tiếp theo để lên được báo cáo không.

1.1.3          Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin

Trên cơ sở kết quả của công việc 1 và 2 ta phải xác định các trường thông tin nào trong Cost Accounting sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình xử lý thông tin như thế nào.

Ta phải xác định những thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục tài khoản và tiểu khoản, thông tin gì thì được quản lý bằng danh mục vụ việc...

1.1.4          Xây dựng các danh mục từ điển

Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tiền tệ, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục vụ việc (công trình, hạn mục công trình, đề án, ...), Danh mục hợp đồng mua/bán, danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do...

Liệt kê danh sách các mục của từng danh mục từ điển.

Xác định cách thức mã hoá của từng danh mục từ điển. Việc mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải được lưu ý đặc biệt trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu trung tâm.

Xác định cách thức phân loại, phân nhóm các danh mục từ điển để lên được các báo cáo quản lý cần thiết. Phân nhóm khách hàng, phân nhóm các nhà cung cấp, phân nhóm danh mục vật tư, danh mục TSCĐ, phân nhóm danh mục vụ việc...

Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục

Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:

-          Mã phải là duy nhất trong danh mục

-          Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật và tra cứu

-          Trong trường hợp danh điểm có phát sinh theo thời gian thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh điểm sẽ phát sinh.

-          Trong một số trường hợp hệ thống mã hóa phải được xây dựng cho sao cho thật tiện lợi cho việc xử lý và lên các báo cáo.

Dưới đây là một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.

-          Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.

-          Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty ABC có mã là ABC, Cty XYZ có mã XYZ...

-          Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng HCM...

-          Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.

Lưu ý khi mã hoá không nến để xảy ra trường hợp mã của một danh điểm này lại là một phần trong mã của một danh điểm khác. Ví dụ không được mã KLABC và KLABC1. Trong trường hợp này phải mã là KLABC1 và KLABC2. Nên mã hoá sao cho các mã đều có độ dài bằng nhau.

1.1.5          Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tùy chọn

Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế...

Khai báo đồng tiền hạch toán, năm tài chính.

Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ...

Xác định định kỳ lưu trữ số liệu…

1.1.6          Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính

Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp

1.1.7          Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ

Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày nào.

1.1.8          Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh lũy kế

Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản.

Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng, nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.

Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.

Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị khấu hao...

Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.

1.1.9          Xác định danh sách từng người sử dụng Cost Accounting, công việc và phân quyền truy nhập

Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết trong chương trình.