Hướng dẫn các danh mục từ điển có trong phân hệ hệ thống phần mềm Fast

Danh mục quyển chứng từ

 Chức năng

Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động.

Trong quyển chứng từ có thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác nhau, hoặc ngược lại, một màn hình có thể sử dụng nhiều quyển chứng từ.

Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng từ trong danh mục.

Ví dụ: nếu như phiếu thu được đánh số theo tháng thì mỗi tháng ta mở một quyển, chẳng hạn: PT0106, PT0206…

Các thông tin về quyển chứng từ

Thông tin về danh mục quyển chứng từ gồm có:

-           Mã sổ sách. mã sổ sách thể hiện của từng loại phiếu trong màn hình nhập chứng từ.

-          Tên sổ sách

-          Tên 2 (tiếng Anh)

-          Số seri (thường sử dụng trong trường hợp hóa đơn bán hàng)

-          Từ số … đến số: giới hạn số chứng từ trong quyển

-          Số chứng từ hiện thời: chứng từ đã được đánh đến số, sử dụng đến chứng từ số

-          Danh sách mã chứng từ: danh sách các màn hình chứng từ có sử dụng quyển sổ này.

-          Biểu thức tiếp đầu ngữ

-          Biểu thức tiếp vĩ ngữ

-          Biểu thức định dạng

-          Ngày mở sổ

-          Trạng thái: 0 – đóng, 1 – đang sử dụng.

Danh mục tiền tệ

Chức năng

Danh mục tiền tệ dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp.

Thông tin về các loại ngoại tệ

Thông tin về danh mục tiền tệ gồm có:

-         Mã tiền tệ

-         Tên tiền tệ

-         Tên tiền tệ 2: khai báo tên tiếng anh

-         Cách quy đổi nguyên tệ ra đồng tiền hạch toán (1 – Nhân với tỷ giá, 2 – Chia cho tỷ giá. )

            Nhân tỷ giá dùng cho những ngoại tệ mạnh hơn đồng tiền hạch toán, còn chia tỷ giá dùng cho những ngoại tệ yếu hơn đồng tiền hạch toán (VD: đối với đồng tiền hạch toán là USD, thanh toán bằng tiền VND thì khai báo là chia cho tỷ giá)

            Cách đọc số chữ đã được khai báo theo từng mã ngoại tệ. Khai báo cách đọc trước số nguyên, cách đọc dấu phẩy, đọc sau dấu phẩy và sau cùng đọc như thế nào

  Hướng dẫn khai báo thông tin “Loại tỷ giá so với đồng tiền hạch toán”:

Trường hợp đồng tiền hạch toán đăng ký là “VND”: chọn “1 – Nhân” cho tất cả các mã ngoại tệ.

Trường hợp đồng tiền hạch toán đăng ký khác “VND”: mã ngoại tệ nào có tỷ giá qui đổi rất nhỏ so với đồng tiền hạch toán thì chọn “2 – Nghịch đảo”, ngược lại chọn “1 – Nhân”.

Ví dụ: 1 công ty đăng ký đồng tiền hạch toán là USD, danh mục tiền tệ gồm có: VND, USD, EUR. Khi đó khai báo chọn “2 – Nghịch đảo” đối với mã VND, còn các mã USD, EUR thì chọn “1 – Nhân”.

Khai báo các màn hình nhập chứng từ

Chức năng

Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ.

Thông tin về danh mục các màn hình cập nhật chứng từ

Mã chứng từ

Mã chứng từ do Fast Accounting quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và không được sửa.

Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.

Tên chứng từ

Tên của chứng từ. Thông tin này đã được Fast Accounting khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Tên 2

Tên tiếng Anh của chứng từ. Thông tin này đã được Fast Accounting khai báo, nhưng có thể sửa lại cho phù hợp.

Mã chứng từ mẹ

Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ. Mỗi khi thêm một chứng từ mới thì Fast Accounting tự động đánh số tăng thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số tự động.

Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ.

Số chứng từ hiện thời

Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này.

Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số cho chứng từ mới.

Số chứng từ hiện thời được chương trình tự động cập nhật lại mỗi khi một chứng từ mới được cập nhật.

Cho phép trùng số chứng từ

Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số chứng từ đối với các chứng từ khác nhau trong cùng một năm.

Mã chứng từ khi in

Trường này khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách kế toán.

Ví dụ đối với phiếu thu tiền mặt ta khai báo mã chứng từ khi in là PT thì khi in các báo cáo thì chương trình sẽ tự động gán mã PT kèm theo số chứng từ của phiếu thu.

Stt khi in bảng kê

Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, trong cùng một ngày thì các chứng từ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước các chứng từ có stt lớn hơn.

Tiêu đề chứng từ khi in

Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại tiêu đề khi in chứng từ.

Tiêu đề 2

Tiêu đề ngầm định khi in chứng từ bằng tiếng Anh.

Số liên khi in

Trường này khai báo số liên chứng từ ngầm định được in ra khi in chứng từ trên máy. Tuy nhiên ta có thể sửa lại số liên cần in ra khi in chứng từ.

Số dòng in ngầm định

Khai báo số dòng chi tiết khi in chứng từ trên máy. Ví dụ, đối với phiếu chi là 15 dòng, phiếu nhập xuất kho là 20 dòng.

Lọc theo người sử dụng

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không cho phép lọc chứng từ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật chứng từ.

Việc lọc chứng từ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn, có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một màn hình cập nhật chứng từ.

Số lượng chứng từ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập chứng từ

Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu chứng từ được cập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng từ.

Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc chứng từ nào cả.

Ngoại tệ ngầm định

Trong trường hợp màn hình nhập chứng từ mà các chứng từ thường có cùng một đồng tiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập chứng từ.

Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong danh mục các loại tiền.

Mã giao dịch ngầm định

Khai báo mã giao dịch ngầm định khi vào mới chứng từ.

Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ

Thông tin này cho phép lựa chọn xử lý ngầm định khi lưu của từng màn hình cập nhật chứng từ. Thường thì có các phương án xử lý, tùy vào từng màn hình cập nhật chứng từ:

- Chưa ghi vào sổ - chỉ mới lập chứng từ, chương trình chưa lưu vào thẻ kho hoặc sổ cái.

- Ghi vào sổ kho – Chuyển số liệu cập nhật vào thẻ kho (đối với các chứng từ nhập xuất) nhưng chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái)

- Ghi vào sổ cái – Chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho (đối với chứng từ nhập xuất)

- Chưa ghi vào sổ cái – Chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho.d

Thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực tiếp phương án xử lý khi lưu chứng từ.

Tk thuế ngầm định

Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu các chứng từ có liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào, ví dụ: phiếu chi, phiếu nhập mua hàng.

Sử dụng ngày lập chứng từ

Thông tin này cho phép sửa hay không sửa trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch toán.

Sử dụng tên người giao dịch

Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền trên phiếu thu...

Sử dụng trường mã vụ việc

Có/không sử dụng mã vụ việc khi cập nhật chứng từ.

Sử dụng bộ phận bán hàng

Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại…

Các tùy chọn của trường tự do

-          Sử dụng: có/không sử dụng trường tự do

-          Thứ tự: thứ tự sắp xếp trên màn hình nhập liệu

-          Tên: tên của trường tự do

-          Tên tiếng Anh: tên tiếng anh khi sử dụng giao diện tiếng anh.

-          Chiều rộng: độ rộng của trường trên màn hình hiện thị.

-          Tự động mang xuống: tự động mang mã của dòng hiện thời khi nhập thêm 1 dòng mới

-          Nhóm khi lưu vào sổ cái: khi lưu vào sổ cái thì nhóm lại theo mã hoặc lưu chi tiết từng dòng.