Hướng dẫn cập nhật chứng từ phiếu kế toán trong phân hệ hệ thống phần mềm Fast

Cập nhật phiếu kế toán

Các thông tin của phiếu kế toán

Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.

Phiếu kế toán có các thông tin sau.

Phần thông tin chung về chứng từ:

-        Số chứng từ

-        Ngày ht (hạch toán)

-        Ngày lập ctừ

-        Diễn giải chung: diễn giải này chỉ dùng để in chứng từ.

-        Loại ngoại tệ

-        Tỷ giá: nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1.

Phần chi tiết hạch toán:

-        Stt: số thứ tự của từng dòng dùng để  sắp xếp các dòng theo ý muốn

     Có khai báo tùy chọn sử dụng hay không sử dụng ở khai báo màn hình cập nhật chứng từ

-        Tk: số hiệu tài khoản

-        Tên tài khoản

-        Mã khách: Trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách.

-        Tên khách hàng

-        Ps nợ xxx: phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Ps có xxx: phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải: chi tiết cho từng hạch toán.

-        Ps nợ yyy: phát sinh nợ theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Ps có yyy: phát sinh có theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Các trường tự do: các trường phục vụ quản trị nội bộ như mã vụ việc, mã sản phẩm…

-        Nhóm định khoản.

Nhóm định khoản được sử dụng trong trường hợp cập nhật các chứng từ với định khoản nhiều nợ nhiều có.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3...

Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng).

Phần chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế  GTGT đầu vào:

-        Mẫu bc (báo cáo): mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế.

-        Mã tính chất: theo danh mục tính chất thuế . Chương trình khai báo mặc định trong menu hệ thống/ khai báo tham số tự chọn

-        Số c.từ : số của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Số seri : số seri của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Mã khách (nhà cung cấp)

-        Tên khách (nhà cung cấp)

-        Địa chỉ

-        Mã số thuế

-        Mã kho

-        Mã vv (vụ việc)

-        Hàng hoá, dịch vụ

-        Tiền hàng xxx: tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

-        Tiền hàng yyy: tiền hàng theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trung với đồng tiền hạch toán.

-        Mã thuế (suất): mã thuế suất đầu vào, lấy từ danh mục thuế suất đầu vào.

-        % (Thuế suất)

-        (Tiền) thuế xxx: tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

-        (Tiền) thuế yyy: tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán.

-        Tk thuế

-        Cục thuế

-        Tk đối ứng

-        Ghi chú

-        Các trường tự do.

Lưu ý:

1. Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ.
2. Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết hạch toán của chứng từ.

Phần thông tin tổng hợp:

-        Tổng phát sinh nợ

-        Tổng phát sinh có

-        Trạng thái của chứng từ: Chưa ghi sổ cái, hoặc ghi vào sổ cái

-        Xử lý khi cập nhật chứng từ: Chưa ghi sổ cái hoặc ghi vào sổ cái