Hướng dẫn cập nhật số dư và cập nhật chứng từ trong phần mền đá Granite

HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT SỐ DƯ VÀ CẬP NHẬT CHỨNG TỪ

I. Cập nhật số dư

- Vào số dư ban đầu các tài khoản

- Vào số dư công nợ của khách hàng/NCC

- Vào số dư tồn kho ban đầu

1. Vào số dư ban đầu các tài khoản : Tổng hợp -> Số dư tài khoản -> Vào số dư ban đầu của các tai khoản

Chức năng:    Cho nhập số dư ban đầu vào đầu năm của các tài khoản khi mới bắt đầu sử dụng chương trình

                          Ở menu này chương trình cho tính tổng số dư tất cả các tài khoản cùng đầu tài khoản ( sử dụng phím F11 để tính tổng)

Thông tin:

• Tài khoản: Chọn tài khoản nhập số dư
• Dư nợ ban đầu VND: Nhập số dư nợ ban đầu tiền VND, Tiền hạch toán
• Dư có ban đàu VND: Nhập số dư có ban đầu tiền VND, tiền hạch toán
• Thông thường Sau khi nhập Dư nợ/có ban đầu VND, số tiền đó sẽ tự động nhảy sang Dư nợ/có đầu năm tài chính VND

2. Số dư công nợ của khách hàng/ nhà cung cấp:   Bán hàng  -> Số dư công nợ  -> Số dư công nợ của các khách hàng

Chức năng:    Dùng cập nhật số dư công nợ của khách hàng ban đầu, người sử dụng chỉ cập nhật số dư đầu kì 1 lần khi sử dụng chương trình

                         Đối với số dư các kì tiếp theo trong năm và cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.

• Tài khoản: Chọn tài khoản công nợ phản ánh số dư
• Ngày: Ngày khai báo số dư

Thông tin:   

• Tài khoản:  Khai báo tài khoản số dư đầu kì
• Mã khách: Mã khách tương ứng với tài khoản công nợ
• Dư nợ ban đầu VND: Số dư nợ ban đầu tiền VND
• Dư có ban đầu VND: Số dư có ban đầu tiền VND
• Thông thường sau khi nhập Dư nợ/có ban đầu VND, số tiền đó sẽ tự động nhảy sang Dư nợ/có ban đầu năm tài chính VND

3. Số dư tồn kho ban đầu : Tồn kho -> Số dư, tồn kho -> Vào số dư, tồn kho ban đầu

Chức năng:    Cập nhật số tồn kho ban đầu ( số lượng) giá trị ở các mặt hàng ở các kho

                       Người sử dụng chỉ chỉ phải cập nhật số tồn kho ban đầu 1 lần khi bắt đầuu sử dụng chương trình. Đối với các kì tiếp theo trong năm và của các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.               

• Mã kho: Mã kho hàng
• Mã vật tư: Mã hàng hóa, vật tư
• Tồn đầu: Số lượng tồn ban đầu
• Dư đầu: Số dư ban đầu
• Dư đầu ngoại tệ: Số dư ban đầu ngoại tệ

II. Cập nhật chứng từ

1. Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho : Bán hàng -> Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

 Chức năng:    Dùng để bán các mặt hàng đá Granite và Marble, trong chứng từ được lập chỉ số lượng, giá cả và cả thuế GTGT đầu ra

                          Ngoài cập nhật doanh số bán hàng còn đồng thời giảm hàng tồn kho
     

• Mã khách: Chọn mã khách hàng đã được cập nhật trong phân hệ Danh mục khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Mã nx ( TK nợ): Khai báo tài khoản nợ
• Ngày ht: Ngày lập hóa đơn bán hàng
• Mã vật tư: Cập nhập mã vật tư xuất bán
• Mã kho: Mã kho chứa hàng
• Chiều dài, chiều rộng, số viên, trừ nứt, CT, giá bán: nhập tương tự phiếu nhập mua

2. Nhập hàng bán bị trả lại: Bán hàng   ->  Phiếu nhập hàng bán, dịch vụ bị trả lại  ->  Phiếu nhập hàng bán bị trả lại

 Chức năng:    Lập chứng từ hàng bán trả lại khi khách hàng trả lại hàng đã bán cho khách do kém phẩm chất, sai quy cách…

                           Hàng bán bị trả lại sẽ được nhập lại kho

• Nhập các trường tương tự hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

3. Phiếu nhập mua hàng : Mua hàng -> Phiếu nhập mua

 Chức năng:    Nhập mua các loại đá Granite, marble…

                           Chứng từ lập khi hàng hóa vật tư mua về được nhập vào kho trong đó chỉ số lượng, giá và thuế GTGT đầu vào

• Mã khách: Cập nhật mã nhà cung cấp
• Mã nx ( Tk có): Khai báo tài khoản có
• Ngày ht, Ngày lập pn: Ngày hạch toán, ngày lập phiếu nhập hóa đơn
• Mã vật tư: Cập nhật mã vật tư nhập mua
• Mã kho: Mã kho hàng
• Số viên: Số viên nhập
• Số lượng: Số lượng nhập
• Đơn giá: Đơn giá nhập mua hàng theo tiền giao dịch. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này ẩn đi.

4. Phiếu nhập chi phí mua hàng: Mua hàng -> Phiếu nhập chi phí mua hàng

 Chức năng:    Cập nhật hóa đơn đơn chứng từ phát sinh chi phí mua hàng

• Cập nhật tương tự phiếu nhập mua
• Chọn Phiếu nhập: lọc ngày chứng từ sau đó tích vào chứng từ mua trước đó có phát sinh chi phí mua
• Nhập tổng chi phí của hóa đơn mua     
• Tích vào phân bổ tự động

5. Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp : Mua hàng ->  Phiếu xuất trả lại NCC

 Chức năng:    Chứng từ hàng hóa mua vào và xuất trả lại cho nhà cũng cấp do kém chất lượng, sai quy cách…

                          Hàng được nhập mua sẽ được xuất ra kho

• Mã khách: Cập nhật mã nhà cung cấp
• Mã nx ( TK nợ): Khai báo tài khoản nợ
• Ngày ht, ngày lập pn: Ngày hạch toán hóa đơn
• Mã vật tư: Cập nhật mã vật tư xuất trả lại
• Mã kho: Mã kho hàng
• Số lượng: Số lượng xuất trả lại
• Đơn giá: Đơn giá nhập mua hàng

6. Phiếu nhập kho: Tồn kho  ->  Phiếu nhập kho

 Chức năng:     Dùng để cập nhật phiếu nhập thành phẩm  từ sản xuất, nhập trả lại các loại đá từ sản xuất, nhập điều chuyển, nhập khác

                           Dùng để nhập số dư vật tư thành số dư đầu kì trước khi sử dụng chương trình, nhập các vật tư còn thừa từ các dự án công trình khi không dùng hết, dùng nhập thành phẩm từ quá trình sản xuất.

• Mã giao dịch: Mã giao dịch nhập kho
• Mã khách: Mã khách hàng
• Ngày ht, ngày lập pn: ngày hạch toán chứng từ
• Mã vật tư: Mã hàng hóa, vật tư
• Mã kho: Mã kho hàng nhập
• Chiều dài: Chiều dài của số lượng viên
• Chiều rộng: Chiều rộng của số lượng lượng viên
• Số viên: Số lượng viên nhập mua
• Trừ nứt : Phần đá được nhà cung cung cấp trừ khi đá bị nứt
• Số lượng: tự động được tính theo CT của chương trình ( Chiều dài * Chiều rộng * số viên – trừ nứt)
• Đơn giá: Đơn giá nhập theo đồng tiền hạch toán.
• Các ô chiều dài, chiều rộng, số lượng viên, trừ nứt, công thức có thể điền hoặc không, nếu k điền sẽ phải tự điền số lượng(sử dụng với các vật tư như công cắt máy,…) . Nếu điền vào sẽ phải chọn ô công thức.

7. Phiếu xuất kho : Tồn kho  -> Phiếu xuất kho  ->  Phiếu xuất kho

 Chức năng:    Dùng để xuất vật tư cho các công trình đang sản xuất, xuất đá phục vụ mục đích chế tạo, công cụ dụng cụ mang đi công trình ….
                           Sử dụng và tạo mới tương tự phiếu nhập kho.

• Mã giao dịch: Mã giao dịch xuất kho
• Mã khách: Mã khách hàng
• Ngày ht, ngày lập pn: Ngày hạch toán chứng từ, lập phiếu nhập
• Mã vật tư: Mã hàng hóa, vật tư
• Mã kho: Mã kho hàng xuất
• Chiều dài: Chiều dài của số lượng viên
• Chiều rộng: Chiều rộng của số lượng lượng viên
• Số viên: Số lượng viên xuất
• Trừ nứt : Phần đá trừ cho KH khi đá bị nứt
• Số lượng: tự động được tính theo CT của chương trình ( Chiều dài * Chiều rộng * số viên – trừ nứt)

8. Phiếu xuất điều chuyển kho: Tồn kho -> Phiếu xuất điều chuyển kho  

 Chức năng: Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ơe menu này, khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển.Nếu thực hiện điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho.

• Mã xuất kho: Mã kho xuất hàng hóa, vật tư
• Mã kho nhập: Mã kho nhập hàng hóa, vật tư
• Ngày điều động/ Hợp đồng: Ngày quyết định điều chuyển kho
• Ngày hạch toán, ngày lập px: ngày hạch toán chứung từ
• Mã vật tư, số lượng đơn giá : nhập tương tự phiếu nhập mua.

9. Phiếu kế toán : Tổng hợp -> Phiếu kế toán

 Chức năng:     Dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kì … Tại 1 số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác như hạch toán lương, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

Thông tin:

• Ngày hạch toán: Ngày hạch toán hiện thời
• Ngày lập chứng từ : Ngày lập chứng tử
• Tài khoản: Số hiệu tài khoản
• Mã khách: Trong trường hợp tài khỏan là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách
• Phát sinh nợ: Phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trong trường hợp này bị ẩn đi
• Phát sinh có: Phát sinh có theo đồng tiền giao dịch.Nếu đông tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch tóan thì trường này bị ẩn đi.
• Diễn giải: Chi tiết cho từng hạch toán.

 Nguồn: Cost.com.vn