Hướng dẫn khai báo và thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ phần mềm Fast

Tạo các bút toán kết chuyển tự động

Về các bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

1. Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh
2. Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh
3. Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh
4. Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh
5. Kết chuyển khác…

Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).

Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.

Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:

1. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
2. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.
3. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

 Tạo bút toán kết chuyển tự động

Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

Bút toán kết chuyển tự động được kết chuyển chọn theo từng kỳ.

Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.