Hướng dẫn sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp

Phân hệ tổng hợp gồm những menu sau:

  1. Danh mục tài khoản
  2. Số dư tài khoản
  3. Tiện ích
  4. Cập nhật số liệu
  5. Hệ thống báo cáo

Hướng dẫn sử dụng

  1. Danh mục tài khoản

Gồm các menu:

  • Danh mục tài khoản
  • Danh mục phân loại các tài khoản
  1. Danh mục tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp -> Danh mục tài khoản-> Danh mục tài khoản

Chức năng:

Chương trình thiết lập hệ thống danh mục tài khoản chủa theo quy định của Bộ Tài Chính. Người sử dụng có thể khai báo thêm, sửa, xóa tài khoản phù hợp với nhu cầu hoạch toán của doanh nghiệp.

Các bước thực hiện:

Thêm mới tài khoản
Các bước thực hiện

  1. Nhấn nút [Mới]hoặc nhấn phím Ctrl + N (F4)
    2. Xuất hiện hộp thoại nhập thông tin liên quan tài khoản cần thêm mới
    3. Nhấn nút [Nhận]hoặc phím Alt + N lưu giữ các thông tin đã khai báo

Sửa tài khoản
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc lọc tìm tài khoản cần sửa
    2. Nhấn nút [Sửa]hoặc phím F3 sửa các thông tin chi tiết tài khoản
    3. Nhấn nút [Nhận] hoặc Alt + N để lưu lại những thông tin đã sửa

Khi sửa tài khoản có tài khoản con, chương trình xuất hiện câu thông báo có tài khoản con có sửa không, nhấn nút ‘Nhận’ để đồng ý chỉnh sửa

Sao chép thông tin tài khoản
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc Lọc tìm chọn tài khoản cần sao chép
    2. Nhấn nút [Copy]hoặc phím Ctrl + F4khai báo thông tin tài khoản
    3. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N lưu lại các thông tin đã khai báo

Xem tài khoản
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc Lọc tìm tài khoản cần xem
    2. Nhấn nút [Xem]hoặc phím F2, chương trình hiện ra thông tin chi tiết người sử dụng đã khai báo.
    3. Nhấn nút [Đóng]hoặc nhấn phím [Esc] quay ra

Đổi mã tài khoản
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc Lọc tìm chọn tài khoản cần thay đổi
    2. Nhấn nút [Đổi mã]hoặc phím F6 để đổi lại số hiệu tài khoản mới
    3. Xuất hiện hộp thoại, nhập thông tin mã mới và tài khoản mẹ của tk mã mới đó (nếu có)
    4. Nhấn nút [Nhận] hoặc phím Alt + N để lưu lại mã tài khoản đã đổi

Chương trình chỉ cho đổi mã tài khoản, khi tài khoản đó là tài khoản chi tiết

2.Danh mục phân loại các tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp -> Danh mục tài khoản-> Danh mục phân loại các tài khoản

Chức năng:

Các tài khoản được phân thành các loại khác nhau theo tính chất của các tài khoản vè để phục vụ cho việc phân tích số liệu kế toán

II.Số dư tài khoản

Gồm các menu sau:

  • Kết chuyển số dư sang năm sau
  • Vào số dư ban đầu của các tài khoản

1.Kết chuyển số dư sang năm sau

Đường dẫn: Tổng hợp-> Số dư tài khoản-> Kết chuyển số dư sang năm sau

Chức năng:

  • Thực hiện menu này sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư tài khoản và công nợ sang năm tiếp theo
  • Neu sau khi đã kết chuyển số dư mà ta sửa lại số liệu ảnh hưởng tới số dư thì phải thực hiện kết chuyển lại

2. Vào số dư ban đầu của các tài khoản

Đường dẫn: Tổng hợp -> Số dư tài khoản-> Vào số dư ban đầu của các tài khoản

Chức năng:

  • Cho nhập số dư ban đầu và đầu năm của các tài khoản khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ( sử dụng phím F3 [Sửa] , nhập giá trị ban đầu của tài khoản
  • Chương trình có tính tổng số dư tất cả các tài khoản cùng đầu tài khoản (sử dụng phím F11 để tính tổng)

III. Tiện ích

Gồm các menu sau:

  • Xuất số liệu kế toán ra Excel
  • Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel
  • Nhập chứng từ từ Excel

1. Xuất số liệu kế toán ra Excel

Đường dẫn: Tổng hợp-> Tiện ích->Xuất số liệu kế toán ra Excel

Chức năng:

  • Dùng để xuất số liệu kế toán ra Excel

2. Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel

Đường dẫn: Tổng hợp->Tiện ích-> Nhập danh mục và số dư ban đầu từ Excel

Chức năng:

  • Sử dụng trong trường hợp lần đầu khi bắt đầu sử dụng chương trình có nhu cầu tự động chuyển các dữ liệu liên quan đến danh mục, số dư ban đầu từ tệp Excel vào chương trình.

3. Nhập chứng từ từ excel

Đường dẫn: Tổng hợp-> Tiện ích-> Nhập chứng từ từ Excel

Lấy dữ liệu từ file Excel:

  1. Tại màn hình khai báo nhập chứng từ nhấn phím F4
  2. Khai báo các thông tin nhập chứng từ từ Excel
  3. Nhấn nút ‘Nhận’ để lưu lại các thông tin khai báo

IV. Cập nhật số liệu

Gồm các menu:

  • Phiếu kế toán
  • Bút toán kết chuyển tự động

1. Phiếu kế toán

Đường dẫn: Tổng hợp -> Phiếu kế toán

Chức năng:

- Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.

Lưu ý:

  • Nhóm định khoản được sử dụng trong trường hợp cập nhật các chứng từ với định khoản nhiều nợ nhiều có
    Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3... 
    Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng)
  • Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ
    Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết hạch toán của chứng từ

Các bước thực hiện:

Thêm chứng từ mới
Các bước thực hiện

  1. Tại màn hình nhập chứng từ nhấn chọn nút [Mới] hoặc bấm Ctrl + N (F4)
  2. Nhập các thông tin chi tiết
  3. Nhấn nút ‘Lưu’ hoặc [Ctrl + S] lưu lại thông tin cập nhật chứng từ

Tiện ích sao chép nội dung chứng từ cũ sang chứng từ mới
Các bước thực hiện

  1. Nhấn nút [Tìm] (F9)chọn chứng từ cần sao chép
  2. Nhấn nút [Copy]hoặc nhấn Ctrl + F4
  3. Chọn ngày chứng từ mới được sao chép
  4. Nhập các thông tin chi tiết màn hình chứng từ
  5. Nhấn nút [Lưu] hoặc phím Ctrl+S lưu lại các thông tin cập nhật chứng từ

Ngày chứng từ mới được sao chép phải nằm sau ngày khóa sổ và kỳ mở sổ

Xem chứng từ
Các bước thực hiện

  1. Nhấn nút [Xem]hoặc phím F2
  2. Chương trình hiện ra danh sách các chứng từ gần nhất
  3. Chọn chứng từ và nhấn [Close]hoặc nhấn [Esc] quay ra

Tìm chứng từ
Các bước thực hiện

  1. Nhấn nút [Tìm]hoặc phím F9
  2. Nhập ngày và số chứng từ hoặc các điều kiện lọc để tìm chứng từ
  3. Hiện ra thông tin chứng từ cần tìm, chọn chứng từ và nhấn [Nhận]hoặc nhấn [Esc] quay ra

Sửa chứng từ
Các bước thực hiện

  1. Chọn c.từ hoặc nút [Tìm] hoặc phím F9 tìm chứng từ cần sửa
  2. Nhấn nút [Sửa]hoặc nhấn F3 sửa thông tin chứng từ 
  3. Nhấn nút [Lưu]  hoặc phím Ctrl+S lưu lại các thông tin chỉnh sửa

In chứng từ
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc [Tìm ] (F9)chứng từ cần in
  2. Nhấn nút [In] hoặc bấm Ctrl + P
  3. Chọn mẫu báo các cần in
  4. Chọn nút [In] chương trình chỉ in chứng từ vừa xem, chọn [In liên tục] chương trình sẽ in ra tất cả các chứng từ được lọc trong khoảng thời gian lựa chọn để in

Xóa chứng từ
Các bước thực hiện

  1. Chọn hoặc [Tìm] chọn chứng từ cần xóa
  2. Nhấn phím [Xóa] hoặc nhấn F8
  3. Chương trình xuất hiện câu cảnh báo có chắc chắc xóa không, chọn nút có thực hiện xóa chứng từ

2. Bút toán kết chuyển cuối kỳ gồm:

  • Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ
  • Bút toán kết chuyển cuối kỳ

Các bước thực hiện:

2.1. Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Chức năng: Thực hiện bút toán kết chuyển từ 1 TK sang 1 TK khác

Đường dẫn: Tổng hợp -> Bút toán kết chuyển cuối kỳ -> Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ

Xuất hiện bảng [Khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ]

Click chọn [Mới] để tạo mới bút toán

Những lưu ý khi tiến hành khai báo các bút toán kết chuyển tự động

STT: Cho biết trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển tự động trong trường hợp nhiều bước toán kết chuyển cùng một lúc

Tài khoản nợ/có: Tài khoản sẽ hoạch toán ghi Nợ/Có trong cặp bút toán kết chuyển

Loại kết chuyển:

 1-Kết chuyển từ TK có->nợ

 2-Kết chuyển từ TK nợ ->có

 3-Kết chuyển lãi ,lỗ

Khai báo kết chuyển theo vụ việc, có hay không: Khai báo có đối với các bút toán kết chuyển doanh thu và chi phí để tính dược KQKD theo từng mảng hoạt động.

Chỉ kết chuyển phát sinh theo mã vụ việc, có hay không

2.2. Bút toán kết chuyển cuối kỳ

Chức năng: Trên cơ sở các bút toán kết chuyển đã khai báo, đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ ( thay cho việc kết chuyển thủ công)

Đường dẫn: Tổng hợp -> Bút toán kết chuyển cuối kỳ -> Bút toán kết chuyển

Xuất hiện bảng [Bút tooán kết chuyển cuối kỳ]

Tạo bút toán kết chuyển cuối kỳ:

Các bước thực hiện:

  1. Đánh dấu chọn dòng để tạo bút toán kết chuyển
  2. Click chọn [ Tạo bút toán] hoặc F4 để tạo bút toán kết chuyển
  3. Chọn từ kỳ/đến kỳ: để tạo bút toán kết chuyển

Lưu ý: Chương trình cho phép tạo hoặc xóa nhiều bút toán cùng một lúc

Ctrl+A: Chọn tất cả các bút toán

Ctrl+U: Bỏ tất các các bút toán đã chọn

Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại

Xóa bút toán kết chuyển cuối kỳ

Các bước thực hiện:

  1. Đánh dấu chọn dòng đễ xóa bút toán kết chuyển
  2. Click chọn [ Xóa bút toán] hoặc F8 để xóa bút toán kết chuyển đã tạo
  3. Chọn từ kỳ/đến kỳ: Để xóa bút toán kết chuyển

Lưu ý: Khi muốn sửa đổi khai báo các bút toán kết chuyển tự động, người dùng cần phải xoá các kết quả của các bút toán kết chuyển tự động đã chạy trước đó, sau đó mới tiến hành khai báo lại.

V. Hệ thống báo cáo

 Gồm có:

  • Báo cáo tài chính
  • Sổ sách theo hình thức nhật ký chung
  • Sổ sách theo hình thức chứng từ ghi sổ
  • Sổ kế toán chi tiết
  • Tra cứu số liệu

1. Báo cáo tài chính

Đường dẫn: Tổng hợp -> Báo cáo tài chính

Gồm các menu sau:

  • Báo cáo nhanh
  • Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
  • Bảng cân đối kế toán
  • Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
  • Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực tiếp
  • Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián tiếp
  • Thuyết minh báo cáo tài chính năm (QĐ 15)
  • Thuyết minh báo cáo tài chính năm (QĐ 48)
  • Bảng cân đối kế toán (nhiều kỳ)
  • Báo cáo kết quả SXKD (nhiều kỳ)
  • Báo cáo dòng tiền theo pp trực tiếp (nhiều kỳ)
  • Báo cáo dòng tiền theo pp gián tiếp (nhiều kỳ)
  • Bảng cân đối phát sinh của các tiểu khoản (theo ĐVCS)
  • Bảng cân đối kế toán (theo ĐVCS)
  • Báo cáo kết quả SXKD (theo ĐVCS)

2. Sổ sách theo hình thức NKC

Gồm các báo cáo theo quyết định 15 và quyết định 48 TT 133, TT200

  • Sổ nhật ký chung
  • Sổ nhật ký thu tiền
  • Sổ nhật ký chi tiền
  • Sổ nhật ký mua hàng
  • Sổ nhật ký bán hàng
  • Sổ cái của một tài khoản
  • Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)

Ngoài ra, để cho tiện lợi chương trình còn cung cấp thêm các báo cáo theo mẫu của chương trình

  • Sổ nhật ký chung
  • Sổ nhật ký thu tiền
  • Sổ nhật ký chi tiền
  • Sổ nhật ký mua hàng
  • Số nhật ký bán hàng
  • Sổ chi tiết của một tài khoản

3. Sổ chi tiết kế toán

Sổ kế toán chi tiết gồm các báo cáo sau:

  • Sổ chi tiết tài khoản
  • Sổ quỹ tiền mặt
  • Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
  • Sổ tiền gửi ngân hàng
  • Sổ chi tiết tiền vay
  • Sổ chi tiết tiền vay (tất cả khế ước)
  • Sổ chi tiết bán hàng
  • Sổ chi tiết bán hàng (tất cả các vật tư)
  • Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán)
  • Sổ chi tiết thanh toán với người mua (bán) bằng n.tệ
  • Sổ theo dõi thanh toán bằng n.tệ
  • Thẻ kho
  • Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
  • Bảng tổng hợp chi tiết vật tư
  • Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
  • Thẻ tài sản cố định
  • Sổ tài sản cố định
  • Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng
  • Sổ theo dõi CCDC tại nơi sử dụng
  • Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
  • Sổ theo dõi thuế GTGT ( pp trực tiếp)
  • Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại
  • Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm

4. Tra cứu số liệu

Gồm các báo cáo sau:

  • Bảng kê chứng từ
  • Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản và tài khoản đối ứng
  • Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản- theo cột
  • Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng- theo cột
  • Tổng hợp số phát sinh theo tiểu khoản và tài khoản đối ứng
  • Tra số dư của một tài khoản
  • Sổ chi tiết của một tài khoản
  • Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
  • Sổ tổng hợp chữ T của nhiều tài khoản
  • Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
  • Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
  • Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản
  • Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản