Những lưu ý khi cập nhật chứng từ trong phân hệ bán hàng phần mềm kế toán Fast

Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn

-            Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.

-            Để chỉ rõ hạn thu tiền cho các hóa đơn, khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền, ngày này được tính kể từ ngày lập hoá đơn. Ta có thể khai báo hạn thanh toán ngầm định cho từng khách hàng trong danh mục khách hàng. Chương trình sẽ hỗ trợ tự đông mang ra khi lập hóa đơn. Có thể sửa đổi hạn thanh toán ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.

-            Đối với mỗi hoá đơn chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không phải gõ thời hạn thanh toán.

Cập nhật thu tiền bán hàng chi tiết theo hóa đơn 

-             Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.

-             Khi nhập phiếu thu tiền của khách hàng ta có thể chỉ rõ cho từng hóa đơn, sử dụng loại phiếu thu mã giao dịch 1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn.

-             Trường hợp thu tiền chưa chỉ rõ được ngay hóa đơn nào, chương trình cho phép thực hiện  phân bổ số tiền thu được cho các hóa đơn ở menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”. Chương trình còn cho phép phân bổ ngay tại phiếu thu có trường loại phiếu thu 2 “2- thu của khách hàng” bằng cách kích vào nút số HĐ để phân bổ. 

-             Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.

Lưu ý:

-             Các trường hợp liên quan đến ngoại tệ như xử lý chênh lệch tỷ giá, tỷ giá ghi sổ của tài khoản công nợ ngoại tệ xin được tham khảo ở mục tương ứng trong tài liệu hướng dẫn phân hệ kế toán vốn bằng tiền.

-             Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải thu của các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải thu của các hoá đơn".

Xử lý trường hợp tạm ứng trước tiền hàng của khách

-                 Khi lập phiếu thu ta chọn loại phiếu thu bằng 7: “7 – Người mua trả tiền trước”.

-                 Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán chung vào tài khoản công nợ phải thu của khách hàng thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta thực hiện phân bổ số tiền đã tạm ứng của khách cho hóa đơn xuất ra.

-                 Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán vào một tài khoản riêng, ví dụ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng, thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta sử dụng “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” để hạch toán “Ghi nợ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng/Ghi có tài khoản công nợ phải thu”.

-                 Trong trường hợp tiền ứng trước liên quan đến ngoại tệ và phải xử lý chênh lệch tỷ giá thì khi ứng trước phải hạch toán qua tài khoản công nợ ứng trước và tiếp theo xử lý số liệu như ở mục ngay trên.

Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn

Dưới đây sẽ trình bày phương án xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn.

Khách hàng trả lại hàng

1. Hàng bán bị trả lại được nhập ở “Phiếu nhập hàng bán bị trả lại”.
2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn phiếu nhập hàng bán bị trả lại để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm giá theo hóa đơn giảm giá

1. Điều chỉnh giảm giá hàng bán ra được cập nhật ở menu “Hóa đơn giảm giá”.
2. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn” và chọn hóa đơn giảm giá để phân bổ cho hóa đơn xuất ra trước đó.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu

Vì lý do nào đó ta thực hiện điều chỉnh giảm số tiền công nợ phải thu của hóa đơn, ví dụ xóa khoản công nợ nhỏ, thì cập nhật thông tin này ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”. Chọn loại chứng từ bằng 1: “2 – Ghi có chi tiết theo hóa đơn” để hạch toán giảm công nợ và chỉ rõ cho hóa đơn nào.

Điều chỉnh giảm công nợ phải thu bằng bù trừ công nợ

Trong trường hợp ta hạch toán giảm trừ công nợ thông qua “Bút toán bù trừ công nợ” hoặc một chứng từ nào đó mà không thể phân bổ trực tiếp được số tiền giảm trừ cho hóa đơn thì sau khi nhập số liệu hạch toán giảm công nợ và chuyển vào sổ cái thì ta vào menu “Điều chỉnh công nợ phải thu của hóa đơn” ta nhập số tiền giảm trừ. Số tiền điều chỉnh này sẽ không hạch toán vào sổ cái. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho hóa đơn” để phân bổ số tiền giảm trừ.

Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn

Chương trình cho phép theo dõi các khoản phải thu chi tiết cho từng khoản giống như hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn việc cập nhật số liệu cho các trường hợp này.

Theo dõi các khoản tạm ứng

-          Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản/lần tạm ứng thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

-          Khi thu lại tiền hoàn ứng thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi tạm ứng để chỉ rõ là thu tiền hoàn ứng của phiếu chi nào.

-          Hoặc khi làm thanh toán tạm ứng ta chọn nút “Số PC” để chọn phiếu chi liên quan đến thanh toán tạm ứng.

Theo dõi các khoản cho vay bằng tiền

-          Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản vay bằng tiền thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.

-          Khi nhận lại tiền trả vay ta chọn loại phiếu thu bằng 1 (“1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn”) thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi cho vay để ta chỉ rõ là thu tiền của phiếu chi nào.

Theo dõi các khoản công nợ phải thu khác không phải là tiền mặt

-          Khi nhập liệu chọn menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” và chọn loại chứng từ bằng 1 (“1 – Chứng từ ghi nợ”). Khi này chương trình sẽ xem khoản nợ này như là 1 hóa đơn bán hàng.

-          Việc xử lý số liệu tiếp theo sẽ giống như việc xử lý liên quan đến hóa đơn.