- Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phảI trả cho nhà cung cấp của từng hoá đơn mua và hạn thanh toán được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
- Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.
- Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.
- Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.
- Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.
- Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
- Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.
- Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền chi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".
Sử dụng chức năng “Điều chỉnh công nợ phải trả theo hóa đơn” để tạo chứng từ điều chỉnh số tiền phải trả. Chứng từ này chỉ dùng để điều chỉnh cho các hóa đơn khi lên báo cáo chứ không có tác dụng hạch toán vào sổ kế toán mà chỉ thực hiện trên báo cáo theo dõi công nợ theo hóa đơn để điều chỉnh giảm công nợ.
Khi mới sử dụng chương trình Fast, khi vào số dư công nợ theo hóa đơn nhưng hóa đơn này đã được thanh toán một phần, dùng điều chỉnh công nợ theo hóa đơn để điều chỉnh giảm công nợ.
Lưu ý:
- Trường hợp có theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn thì chứng từ này còn được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng trước đó khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”.
Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: phiếu nhập mua hàng và phiếu chi.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Fast Accounting".
Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập nhật ở phân hệ “Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay”.
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho.
Liên quan đến việc nhập 2 chứng từ này như thế nào để có thể khử trùng được trình bày chi tiết ở chương 1 "Giới thiệu chung" ở mục "Chứng từ trùng và vấn đề khử trùng trong Fast Accounting".
Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một phiếu chi thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trong trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán chi tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp với tài khoản công nợ phải trả về mua hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.