Các phiếu chi được phân thành nhiều loại khác nhau theo các thông tin cần được xử lý. Cụ thể các phiếu chi được phân thành các loại sau:
1 - Chi trả chi tiết theo các hoá đơn
2 - Chi cho 1 khách hàng
3 - Chi cho nhiều khách hàng
4 - Chi cho vay, tạm ứng
5 - Chuyển/Nộp tiền ngoại tệ
7 - Trả trước cho người bán
8 - Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền
9 - Chi khác.
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào hoặc của phiếu thu đi vay cụ thể.
- Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.
- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.
- Số tiền đã chi trả cho hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã chi liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền chi trên phiếu chi hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã chi sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu chi sau phiếu chi hiện thời.
- Khi loại tiền chi trả trên phiếu chi khác với loại tiền trên hóa đơn mua hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho các món công nợ phải trả nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (người bán, người cho vay) mà không cần phải chỉ rõ chi trả tiền cho hóa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu.
- Việc phân bổ số tiền đã chi trả cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến người bán hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền chi trả cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực hiện ở menu: Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ tiền chi trả cho các hóa đơn.
- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.
- Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.
- Loại phiếu chi này được sử dụng đối với các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng mà ta muốn sau này khi thu lại tiền cho đi vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là thu lại của (thanh toán cho) số phiếu chi nào chi ra trước đó.
- Trong trường hợp sau này không cần phải theo dõi thu lại tiền cho vay, tiền tạm ứng chi tiết theo số phiếu chi thì ta có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (nộp tiền ngoại tệ vào ngân hàng, chuyển tiền ngoại tệ từ ngân hàng A sang ngân hàng B) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.
- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp bán ngoại tệ.
- Có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9 thay cho loại phiếu chi bằng 6.
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền chi tiết cho hóa đơn và khi trả tiền trước cho nhà cung cấp thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.
- Lưu ý là loại phiếu chi này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.
Quy trình thực hiện như sau:
- Chi tiền trả trước cho người bán. Hạch toán qua tài khoản “Tiền trả trước cho người bán”.
- Sau khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Tiền trả trước cho người bán” và tài khoản “Công nợ phải trả”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa đơn.
Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9.
- Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt.
- Trong trường hợp chương trình cho phép cập nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào.
- Nếu hóa đơn thuế GTGT đầu vào không nhập trong chương trình thì có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.
Loại phiếu chi này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu chi nêu trên.
Lưu ý chung
- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu chi nữa. Để sửa được loại phiếu chi phải xóa hết các dòng chi tiết.