Các phiếu thu được phân thành nhiều loại khác nhau theo các thông tin cần được xử lý. Cụ thể các phiếu thu được phân thành các loại sau:
1 - Thu tiền chi tiết cho các hoá đơn
2 - Thu của 1 khách hàng
3 - Thu của nhiều khách hàng
4 - Vay
5 - Chuyển/Nộp tiền
6 - Mua ngoại tệ
7 - Người mua trả tiền trước
9 - Thu khác.
Dưới đây là các lưu ý về việc cập nhật số liệu cho từng loại phiếu thu.
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm ứng trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào hoặc của phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.
- Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.
- Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.
- Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.
- Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn. Khi này chương trình sẽ tự động hạch toán số tiền chênh lệch tỷ giá so với số tiền trên hóa đơn.
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của các món công nợ phải thu nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (khách hàng, người vay tiền, tạm ứng) mà không cần phải chỉ rõ thu tiền của hóa đơn nào, phiếu chi nào ngay khi nhập liệu.
- Việc phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn có thể thực hiện sau đó (sau khi đã lưu chứng từ, hoặc lọc chứng từ đã nhập trước đó) bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng. Chức năng phân bổ này còn được thực hiện ở menu: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn.
- Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu thu bằng 9.
- Loại phiếu thu này được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu.
- Loại phiếu thu này được sử dụng đối với các khoản tiền đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả vay ta sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi nhận tiền vay.
- Trong trường hợp không cần phải theo dõi trả vay chi tiết theo phiếu thu cụ thể thì ta có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rút tiền ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào ngân hàng A) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.
- Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp mua ngoại tệ và định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng cập nhật lại tỷ giá giao dịch được khai báo trong danh mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ. Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ trừ các phiếu thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán ngoại tệ).
- Trong trường hợp mua ngoại tệ và tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
- Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi tiết theo hóa đơn và khi nhận tiền của người mua trả trước thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.
- Lưu ý là loại phiếu thu này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.
Quy trình thực hiện như sau:
- Nhận (thu) tiền trả trước của người mua. Hạch toán qua tài khoản “Nhận tiền trả trước của khách hàng”.
- Sau khi xuất hóa đơn cho khách hàng thì làm bút toán bù trừ công nợ giữa tài khoản “Nhận tiền trả trước của khách hàng” và tài khoản “Công nợ phải thu”. Bút toán này được chi tiết cho từng hóa đơn.
Trong trường hợp không liên quan đến ngoại tệ, chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.
Loại phiếu thu này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu thu nêu trên.
Lưu ý chung
- Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết.