Hướng dẫn thực hiện các bút toán phân bổ trong phần mềm Fast

Tạo các bút toán phân bổ tự động

Về các bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

  1. Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.
  2. Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154).
  3. Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán chung không phân biệt loại hình kinh doanh).
  4. Và một số trường hợp phân bổ khác

Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.

Khai báo các bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Thông tin

Ghi chú

Stt bút toán

Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.

Tên bút toán

Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.

Tài khoản ghi có

Tài khoản sẽ phân bổ đi.

Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.

Phần thông tin chi tiết:

 

Thông tin

Ghi chú

Tài khoản nợ

Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản này phải là tài khoản chi tiết.

Mã vụ việc

Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.

Trong trường hợp này các phát sinh đã chỉ rõ ra cho vụ việc nào sẽ được kết chuyển theo vụ việc đó. Chỉ có các phát sinh chưa rõ cho vụ việc nào mới được phân bổ cho các vụ việc.

Mã bộ phận hạch toán

Sử dụng trong trường hợp phải chỉ rõ tài khoản liên quan đến bộ phận hạch toán nào.

Mã phí

Khi F3, F4 khai báo các tiêu chí phân bổ ở màn hình dưới có thêm khai báo Mã phí. Khi nhập tài khoản, nếu chưa khai báo mã phí thì chương trình sẽ lấy mã phí trong Danh mục tài khoản ra và cho chỉnh sửa lại mã phí.

Khi chạy chức năng phân bổ chương trình sẽ lấy mã phí đã được khai báo lưu vào sổ cái.

Tk nợ/Tk có 1, 2, 3

Cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số phân bổ.

Tính hệ số phân bổ tự động

Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.

Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại. Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu của từng khách hàng cụ thể.

Tạo bút toán phân bổ tự động

Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:

Thông tin

Ghi chú

Số chứng từ

Số của chứng từ của bút toán phân bổ tự động

Số tiền phân bổ

Trong trường hợp ta không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh mà chỉ phân bổ một phần tiền phát sinh thì khi thực hiện bút toán phân bổ phải nhập số tiền cần phân bổ.

Nếu ta không khai báo số tiền sẽ phân bổ thì khi tạo bút toán phân bổ Fast Accounting sẽ tính số tiền cần phải phân bổ bằng tổng phát sinh - tổng số giảm trong kỳ và tiếp theo sẽ phân bổ số tiền này theo tiêu thức được lựa chọn.

Lưu ý: nếu ta khai báo số tiền phân bổ thì phải khai báo thêm là bút toán phân bổ liên quan đến đơn vị cơ sở nào (trong trường hợp quản lý nhiều đơn vị cơ sở).

Mã đơn vị cơ sở

Khai báo trong trường hợp phân bổ không hết toàn bộ số phát sinh mà chỉ phân bổ một số tiền nhất định khai báo ở trên.

Hệ số phân bổ

Hệ số phân bổ cho từng tài khoản nhận phân bổ.

Khi khai báo các hệ số ta không bắt buộc khai báo hệ số theo tỷ lệ phần trăm mà có thể khai báo theo số trước khi ta tính ra tỷ lệ % và chương trình sẽ tự động tính tỷ lệ % cần thiết để thực hiện phân bổ.

Trong trường hợp hệ số phân bổ được tính dựa trên số phát sinh của 1 hoặc nhiều tài khoản / cặp tài khoản thì ta có thể sử dụng chương trình tính hệ số phân bổ.

Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa đổi và in các bút toán phân bổ.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

 

Private same category