Hướng dẫn cập nhật chứng từ trong phân hệ hệ thống phần mềm Fast

Cập nhật phiếu kế toán

Các thông tin của phiếu kế toán

Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.

Phiếu kế toán có các thông tin sau.

Phần thông tin chung về chứng từ:

-        Số chứng từ

-        Ngày ht (hạch toán)

-        Ngày lập ctừ

-        Diễn giải chung: diễn giải này chỉ dùng để in chứng từ.

-        Loại ngoại tệ

-        Tỷ giá: nếu đồng tiền giao dịch là đồng tiền hạch toán thì chương trình tự động gán tỷ giá bằng 1.

Phần chi tiết hạch toán:

-        Stt: số thứ tự của từng dòng dùng để  sắp xếp các dòng theo ý muốn

     Có khai báo tùy chọn sử dụng hay không sử dụng ở khai báo màn hình cập nhật chứng từ

-        Tk: số hiệu tài khoản

-        Tên tài khoản

-        Mã khách: Trong trường hợp tài khoản là công nợ thì bắt buộc phải nhập mã khách.

-        Tên khách hàng

-        Ps nợ xxx: phát sinh nợ theo đồng tiền giao dịch

-        Ps có xxx: phát sinh có theo đồng tiền giao dịch

-        Diễn giải: chi tiết cho từng hạch toán.

-        Ps nợ yyy: phát sinh nợ theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Ps có yyy: phát sinh có theo đồng hạch toán. Nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán thì trường này bị ẩn đi.

-        Các trường tự do: các trường phục vụ quản trị nội bộ như mã vụ việc, mã sản phẩm…

-        Nhóm định khoản.

Nhóm định khoản được sử dụng trong trường hợp cập nhật các chứng từ với định khoản nhiều nợ nhiều có.

Chương trình cho phép hạch toán nhiều nợ nhiều có trên cùng một chứng từ nhưng ta phải tách chúng thành các nhóm hạch toán đối ứng 1 nợ - nhiều có hoặc 1 có - nhiều nợ. Tương ứng với mỗi nhóm này ta phải mã hoá thành các nhóm định khoản khác nhau ở trường nhóm định khoản. Ví dụ ta có mã hoá từng nhóm định khoản khác nhau bằng cách đánh số: 1, 2, 3...

Trong trường hợp chỉ có 1 nhóm định khoản thì không cần phải cập nhập trường nhóm định khoản (để trắng).

Phần chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế  GTGT đầu vào:

-        Mẫu bc (báo cáo): mẫu báo cáo thuế đầu vào theo quy định của tổng cục thuế.

-        Mã tính chất: theo danh mục tính chất thuế . Chương trình khai báo mặc định trong menu hệ thống/ khai báo tham số tự chọn

-        Số c.từ : số của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Số seri : số seri của hóa đơn của nhà cung cấp.

-        Mã khách (nhà cung cấp)

-        Tên khách (nhà cung cấp)

-        Địa chỉ

-        Mã số thuế

-        Mã kho

-        Mã vv (vụ việc)

-        Hàng hoá, dịch vụ

-        Tiền hàng xxx: tiền hàng theo đồng tiền giao dịch

-        Tiền hàng yyy: tiền hàng theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trung với đồng tiền hạch toán.

-        Mã thuế (suất): mã thuế suất đầu vào, lấy từ danh mục thuế suất đầu vào.

-        % (Thuế suất)

-        (Tiền) thuế xxx: tiền thuế theo đồng tiền giao dịch

-        (Tiền) thuế yyy: tiền thuế theo đồng tiền hạch toán. Trường này sẽ bị ẩn nếu đồng tiền giao dịch trùng với đồng tiền hạch toán.

-        Tk thuế

-        Cục thuế

-        Tk đối ứng

-        Ghi chú

-        Các trường tự do.

Lưu ý:

1. Số tiền thuế trong bảng kê thuế theo tài khoản thuế phải bằng số tiền thuế được hạch toán trong chứng từ tương ứng theo tài khoản thuế thì chương trình mới cho phép lưu chứng từ.
2. Hạch toán tài khoản trong phần nhập chi tiết thông tin về các hoá đơn thuế GTGT đầu vào chỉ phục vụ lọc tìm số liệu liên quan đến bảng kê hoá đơn thuế GTGT đầu vào chứ không ảnh hưởng đến sổ cái. Phần hạch toán tài khoản thuế sổ cái phải hạch toán ở phần chi tiết hạch toán của chứng từ.

Phần thông tin tổng hợp:

-        Tổng phát sinh nợ

-        Tổng phát sinh có

-        Trạng thái của chứng từ: Chưa ghi sổ cái, hoặc ghi vào sổ cái

-        Xử lý khi cập nhật chứng từ: Chưa ghi sổ cái hoặc ghi vào sổ cái

Tạo các bút toán phân bổ tự động

Về các bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

1. Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.
2. Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154).
3. Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán chung không phân biệt loại hình kinh doanh).
4. Và một số trường hợp phân bổ khác

Số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán phân bổ nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ.

Khai báo các bút toán phân bổ tự động

Phần thông tin chung:

Phần thông tin chi tiết:

Tính hệ số phân bổ tự động

Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.

Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại. Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu của từng khách hàng cụ thể.

Tạo bút toán phân bổ tự động

Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:

Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa đổi và in các bút toán phân bổ.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

Tạo các bút toán kết chuyển tự động

Về các bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

1. Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh
2. Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh
3. Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh
4. Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh
5. Kết chuyển khác…

Số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển. Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian.

Trên cơ sở các bút toán kết chuyển nêu trên đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ.

Để thực hiện được việc kết chuyển tự động ta phải khai báo tài khoản “chuyển”, tài khoản “nhận” cho từng nhóm bút toán một và khai báo việc kết chuyển được thực hiện từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ (ví dụ C642 - N911) hoặc ngược lại (ví dụ N511 - C911).

Trong trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không. Chương trình cũng cho phép chỉ kết chuyển các phát sinh có vụ việc còn những phát sinh không có vụ việc thì không kết chuyển.

Khi tạo bút toán kết chuyển Fast Accounting sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ.

Để tiện dụng Fast Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:

1. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
2. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.
3. Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này Fast Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.

Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

Tạo bút toán kết chuyển tự động

Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.

Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.

Bút toán kết chuyển tự động được kết chuyển chọn theo từng kỳ.

Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra.