Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc.
Việc lựa chọn phương án tổ chức thông tin cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở nghiên cứu kỹ cách thức tổ chức thông tin của Cost Accounting (đã được trình bày ở chương 1-Giới thiệu chung) để lựa chọn phương án tối ưu về lên báo cáo và dễ dàng nhập liệu cũng như xử lý số liệu.
Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong Cost Accounting. Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông nào thì sử dụng danh mục nào, trường nào trong Cost Accounting.
Đối tượng thông tin cần quản lý |
Phương án quản lý trong Cost Accounting |
Ghi chú |
Tài khoản, tiểu khoản |
Danh mục tài khoản |
|
Tài khoản ngân hàng |
Danh mục tài khoản ngân hàng |
Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình |
Khế ước vay |
Danh mục khế ước vay |
|
Khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải trả |
Danh mục khách hàng |
|
Phân loại khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ |
Danh mục phân loại khách hàng |
Ví dụ: Phân theo địa lý, đại lý/khách lẻ. |
Hợp đồng, đơn hàng (mua/bán) |
Đơn hàng, hợp đồng |
|
Danh mục thuế suất |
Danh mục thuế suất |
|
Bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh |
Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh |
|
Phân xưởng, dây chuyền sản xuất |
Danh mục phân xưởng, dây chuyền sản xuất |
Sử dụng trong việc tính giá thành sản phẩm |
Nhân viên |
Danh mục nhân viên |
|
Danh mục giá bán |
Danh mục giá bán |
|
Vật tư, CCLĐ, hàng hoá, thành phẩm |
Danh mục vật tư |
|
Phân loại vật tư, hàng hoá |
Danh mục phân loại vật tư, hàng hoá |
|
Kho hàng |
Danh mục kho hàng |
|
Hạng mục công trình xây dựng; Đề án, dự án, vụ việc |
Danh mục vụ việc |
|
Công trình, dự án |
Danh mục phân loại vụ việc |
|
Khoản mục phí |
Danh mục tài khoản, tiểu khoản |
|
|
Danh mục khoản mục phí |
Sử dụng trong trường hợp phải giữ theo hệ thống cũ. |
Sản phẩm: tập hợp chi phí và tính giá thành |
Danh mục sản phẩm |
|
|
Danh mục tài khoản, tiểu khoản |
Sử dụng trong trường hợp số lượng sản phẩm không quá nhiều và ít thay đổi. |
TSCĐ |
Danh mục tài sản cố định |
|
Phân loại TSCĐ |
Danh mục phân loại TSCĐ |
|
Nguồn vốn hình thành TSCĐ |
Danh mục nguồn vốn TSCĐ |
|
Lý do tăng giảm TSCĐ |
Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ |
|
Bộ phận sử dụng TSCĐ |
Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ |
|
Các loại tiền ngoại tệ |
Danh mục tiền tệ |
|
Trang thiết bị |
Danh mục trang thiết bị |
|
Tỷ giá quy đổi ngoại tệ |
Danh mục tỷ giá |
|
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi hạch toán chi phí và doanh thu hoặc công nợ |
Danh mục tài khoản, tiểu khoản |
|
|
Danh mục bộ phận hạch toán |
|
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi để lên được các báo cáo kế toán như 1 đơn vị độc lập |
Danh mục đơn vị cơ sở |
|
Các đối tượng thông tin khác |
Danh mục các trường tự do |
Người dùng tự định nghĩa |